Digitales Bauamt

Foto: Marktgemeinde Hilders

Verscannung von über 70 Akten-Metern im Ulstertal

Der Landkreis Fulda hat mit der Digitalisierung der Bauverwaltung ein Projekt angestoßen, an dem sich auch die drei Ulstertalkommunen beteiligen, um damit die digitale Entwicklung ihrer Verwaltungen voranzubringen. 

Wichtigstes Vorhaben ist hierbei die Digitalisierung der vorhandenen Bauakten. Für die Ulstertalkommunen Ehrenberg (Rhön), Hilders und Tann (Rhön) bedeutet dies einen enormen Arbeitsaufwand: es müssen insgesamt bis zu 70 laufende Meter Akten eingescannt werden. Im Rahmen der Zusammenarbeit im Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal konnte das Projekt jedoch gemeinsam geplant werden und auch bei der weiteren Durchführung steht man in engem Austausch untereinander. 

Mit den Planungen des Vorhabens wurde bereits Anfang 2023 begonnen. Neben der Vorbereitung der Bauakten für die Verscannung wurde auch die notwendige Hardware angeschafft. So können z. B. mit Großformatscannern neu eingehende Baupläne schnell und direkt eingescannt werden. Dank neuer Tablets für die Mitarbeiter/innen der Bauverwaltungen können wichtige bauliche Unterlagen nun auch außerhalb der Rathäuser schnell und ortsunabhängig abgerufen werden. Der Landkreis Fulda fördert die Personalkosten für die Scan-Arbeiten sowie die Anschaffungskosten für neue Hardware. 

In Hilders haben zwei Minijobber im Dezember 2023 mit der Digitalisierung der Bauakten begonnen. Die Gemeinde Ehrenberg und die Stadt Tann haben die Verscannung an einen externen Dienstleister vergeben, der die Akten in den Rathäusern abholt, verarbeitet und dann in digitalisierter Form wieder zur Verfügung stellt. Zeitgleich führen die Ulstertalkommunen ein neues Dokumentenmanagementsystem ein, in dem die digitalisierten Unterlagen abgespeichert und von dort aus weiterbearbeitet werden.